Politique de confidentialité

Annuaire public et demandes de soumission

Un profil reste privé tant que son propriétaire n’a pas choisi les coordonnées, les offres et le logo à publier, confirmé l’aperçu depuis un compte au courriel vérifié. Les offres sont alors publiées sans approbation préalable systématique et peuvent être signalées. Le retrait bloque les nouvelles consultations dans l’application; des copies externes peuvent subsister.

Une demande transmet au professionnel choisi votre nom, courriel, téléphone facultatif, message et service demandé. Elle crée un prospect et un brouillon privé, sans abonnement à une infolettre ni envoi automatique d’une soumission. Les demandes sont conservées au maximum 12 mois dans YaToolbox, sous réserve de l’effacement du compte; les documents ensuite créés par le professionnel suivent leur propre conservation.

Cloudflare Turnstile protège le formulaire lorsqu’il est activé. Cloudflare reçoit les informations nécessaires à cette vérification depuis votre navigateur. Nos compteurs anti-abus utilisent des identifiants réseau hachés avec une clé, renouvelés quotidiennement, conservés brièvement et séparés du contenu des demandes. Le nonce de formulaire expire après 30 minutes; les compteurs réseau expirent après environ deux heures.

Lors de l’effacement d’un compte, les liens d’identification du registre sont supprimés. L’ancien identifiant public peut rester bloqué 90 jours pour limiter l’usurpation, sans référence au compte dans ce marqueur. Chaque offre possède un formulaire de signalement protégé. Le motif, le commentaire et une copie de l’offre publique sont accessibles à l’équipe de modération, pas au professionnel signalé. Le signalement ne demande pas vos coordonnées et expire après 180 jours; la suppression technique peut être asynchrone. Vous pouvez aussi demander de l’aide à support@yatoolbox.ca.

1. Renseignements recueillis

• Compte et préférences : adresse courriel, identifiants, profil, langue, paramètres d’authentification et préférences de communication.
• Documents : factures et reçus téléversés ou importés, modèles d’extraction et documents d’exemple, données extraites, corrections, rapports Excel, archives ZIP et fichiers ajoutés à Documents.
• Facturation clients : coordonnées des clients et de votre entreprise, adresses, numéros de taxes, catalogue, factures sortantes, conditions de paiement, paiements que vous consignez et paramètres de rappels.
• Soumissions, lorsque la fonctionnalité est utilisée : contenu, version PDF publiée, nom fourni par le destinataire, décision et date de réponse. Une réponse à une soumission n’est pas une vérification d’identité ni un service de signature électronique certifiée.
• Kilométrage : véhicules, photos d’odomètre, distances, destinations et notes saisis. Une photo est capturée ou un fichier est choisi à votre demande; le kilométrage ne nécessite pas un suivi GPS continu.
• Connexions courriel : compte connecté, autorisations OAuth, jetons d’accès et de renouvellement, filtres, métadonnées des messages et pièces jointes nécessaires au traitement.
• Abonnement et exploitation : références client et abonnement Stripe, historique de facturation, utilisation du stockage, journaux techniques et de sécurité pouvant contenir une adresse IP, un identifiant, une date et des informations sur une requête ou une erreur.
• Infolettre et soutien : adresse courriel, langue, préférences et enregistrements de consentement ou désabonnement, ainsi que les renseignements que vous communiquez au soutien.

2. Utilisation des données Google et Microsoft

La connexion est facultative. Les autorisations demandées permettent de lire des messages; les filtres de l’application limitent les recherches aux modèles et périodes choisis. Il ne s’agit pas d’une synchronisation générale de votre boîte de réception.

Pour identifier et récupérer les pièces jointes, les API peuvent retourner des métadonnées, la structure du message et son contenu. Le connecteur Gmail demande actuellement une réponse complète pour les messages retenus. Le traitement d’extraction utilise les pièces jointes sélectionnées. Le corps des correspondances n’est ni analysé, ni extrait, ni conservé dans nos bases de données.

Les données Google ne sont pas utilisées pour le ciblage publicitaire ni pour entraîner des modèles d’IA généralisés par YaToolbox. L’accès humain est limité aux cas autorisés par les règles Google : consentement explicite pour une assistance ciblée, sécurité, obligation légale ou autres exceptions applicables à l’utilisation limitée.

Vous pouvez déconnecter une source dans l’application et révoquer son autorisation dans votre compte Google ou Microsoft. La révocation bloque les accès futurs; les documents déjà importés restent distincts et doivent être supprimés séparément.

YaToolbox’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

3. Finalités et traitement automatisé

• Authentifier les utilisateurs, appliquer les droits d’accès et les forfaits, protéger le service et répondre aux demandes de soutien.
• Extraire et organiser les données de documents, préparer les rapports comptables et présenter des indicateurs à partir des données disponibles.
• Créer des factures et soumissions, traiter les réponses aux soumissions et envoyer les factures, rapports ou rappels aux destinataires que vous configurez.
• Conserver et permettre le téléchargement ou le partage des fichiers, gérer votre abonnement et envoyer les communications de service ou l’infolettre à laquelle vous vous inscrivez.
• Les résultats OCR et IA peuvent contenir des erreurs. Vous devez vérifier les montants, taxes, adresses et rapports; les suggestions ne constituent pas une décision fiscale ou juridique.

4. Fournisseurs et communications de renseignements

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Les communications nécessaires au service comprennent :

• AWS : hébergement, authentification, stockage, bases de données, OCR et envoi de courriels.
• Google et Microsoft : accès aux sources courriel que vous connectez.
• Google Gemini : extraction à partir des documents et des exemples annotés transmis pour le traitement, par un projet dont la facturation Cloud est active. Selon les conditions des services payants de Google, ces contenus et réponses ne servent pas à améliorer ses produits. Google peut conserver temporairement des données pour la sécurité, la prévention des abus et ses obligations légales. YaToolbox ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA généralisés.
• Stripe : paiement de votre abonnement YaToolbox et gestion de votre moyen de paiement. Les données de carte sont saisies auprès de Stripe; YaToolbox utilise ses références de facturation. Cela ne signifie pas que YaToolbox encaisse les factures de vos clients.
• Photon / Komoot, avec des données OpenStreetMap : les recherches d’adresses, le pays et la langue sont envoyés depuis votre navigateur pour proposer des adresses. Le fournisseur reçoit aussi les informations réseau nécessaires, dont votre adresse IP. Vous pouvez saisir une adresse manuellement sans effectuer de recherche.
• Destinataires choisis : clients, comptable, adresses en copie et toute personne à qui vous transmettez un lien de partage.
• Personnes autorisées pour le soutien, la sécurité ou une obligation légale, uniquement lorsque l’accès est nécessaire.

5. Documents partagés et réponses aux soumissions

Une personne possédant un lien valide peut accéder à la version partagée sans compte. Un lien de soumission permet également de répondre selon les choix affichés. Ne transmettez ces liens qu’aux personnes voulues; leur possession ne prouve pas l’identité du destinataire.

Les liens ont une expiration et peuvent être désactivés selon les fonctions offertes. Une permission de téléchargement déjà délivrée peut rester valable jusqu’à 60 secondes après la désactivation. Les copies déjà téléchargées ou reçues par courriel ne peuvent pas être rappelées.

Les versions protégées et les archives conservées peuvent compter dans le même espace de stockage que vos autres documents.

6. Sécurité et traitement hors du Québec

L’infrastructure principale AWS est actuellement située dans la région us-east-1, aux États-Unis. Les fournisseurs, les destinataires et les réseaux utilisés peuvent également traiter des renseignements hors du Québec ou du Canada.

Nous utilisons HTTPS/TLS pour les communications, le chiffrement au repos offert par AWS et des contrôles d’authentification et d’autorisation. Les jetons OAuth sont actuellement conservés dans les enregistrements de connexion DynamoDB protégés par ces contrôles; les secrets de configuration des intégrations utilisent AWS Secrets Manager.

Aucune technologie n’élimine tout risque. Vous pouvez nous contacter pour connaître les fournisseurs et les protections applicables aux communications hors Québec.

7. Conservation et suppression

Les documents, rapports, versions conservées et données de configuration restent disponibles pendant l’utilisation du service, sous réserve des fonctions de suppression et des limites applicables. La suppression d’une source ou la fin d’un abonnement ne supprime pas automatiquement tous les documents déjà importés. Vous restez responsable de vos obligations de conservation comptable.

La confirmation d’une suppression de compte désactive l’accès et lance la suppression des données applicatives actives en arrière-plan, y compris les connexions et jetons OAuth, documents et enregistrements associés. Ce processus peut nécessiter des reprises; il n’est pas instantané. Un abonnement actif est annulé dans le cadre de ce processus, sans remboursement automatique.

Des sauvegardes, journaux de sécurité et d’exploitation, et pièces de transaction ou fiscales conservées par les fournisseurs peuvent subsister selon leurs cycles et les exigences légales ou de sécurité applicables. Les copies détenues par des destinataires ne sont pas effacées par la suppression de votre compte.

8. Vos choix et vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès, la rectification et la communication de vos renseignements informatisés dans un format structuré, ainsi que retirer votre consentement. Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre. Les exports Excel et ZIP disponibles dans l’application ne constituent pas nécessairement un export complet du compte; contactez-nous pour une demande plus large.

Vous pouvez modifier vos données, gérer les connexions et demander la suppression du compte depuis le profil. Le retrait d’une permission peut empêcher la fonction correspondante de fonctionner. Vous pouvez vous désabonner des communications promotionnelles; les messages nécessaires au compte peuvent continuer.

Pour une question ou une plainte, écrivez au responsable indiqué ci-dessous. Vous pouvez également vous adresser à l’autorité de protection des renseignements personnels compétente, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec.

9. Témoins et préférences

Des témoins et le stockage local servent à l’authentification, à la langue, au thème et à vos choix de consentement. Vous pouvez gérer les témoins facultatifs avec les contrôles de consentement et les réglages du navigateur. Le refus des témoins essentiels peut empêcher la connexion. Consultez également la page Témoins du site ou du tableau de bord.

10. Modifications

La date ci-dessus indique la dernière révision. Une modification importante de l’utilisation de vos renseignements sera portée à votre attention et un nouveau consentement sera demandé lorsque requis, avant le nouvel usage concerné. Les fonctionnalités à venir ne sont pas réputées actives du seul fait de leur présence dans une feuille de route.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

• Responsable : Brian Bernier.
• Organisation : Technologies LPBB Inc., exploitant YaToolbox.
• Courriel : privacy@yatoolbox.ca.
• Lieu : Québec, Canada.